Privacybeleid

Scoutinggroep Sint Patrick verwerkt persoonsgegevens. Hierover willen wij u graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy statement
Hierin geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen omtrent de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep Sint Patrick via het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Via www.scouting.nl/privacy is dit privacy statement online terug te vinden.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier van Scoutinggroep Sint Patrick. Het inschrijfformulier moet schriftelijk worden ingevuld en worden ingeleverd bij de teamleider van de desbetreffende speltak. Het inschrijfformulier wordt alleen bewaard door de teamleider. De gegevens van het nieuwe lid worden door de teamleider geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online; zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy. Wanneer een lid stopt en dit schriftelijk of per e-mail kenbaar heeft gemaakt, geeft de teamleider dit direct door aan de secretaris/penningmeester en deze verwerkt de afmelding in Scouts Online. Nadat de afmelding is verwerkt en er geen openstaande contributie meer is, geeft de secretaris/secretaris/penningmeester dit door aan de desbetreffende teamleider en de teamleider zal het inschrijfformulier  vernietigen. Bij het overvliegen naar de volgende speltak, zal de teamleider het originele inschrijfformulier doorgeven aan de teamleider van de volgende speltak.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scoutinggroep Sint Patrick hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Voor activiteiten zoals een reguliere opkomst, zoals een overnachting of een kamp is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die dient te worden ingevuld door de ouders/verzorgers en ingeleverd dient te worden bij de (bege)leiding. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een map door de teamleider in het speltaklokaal, zodat het alleen inzichtelijk is voor het leidingteam van de betreffende speltak waar het lid actief is. Na de desbetreffende activiteit en/of kampen worden deze formulieren direct door de teamleider vernietigd.
De (bege)leiding zal de inhoud van het formulier uitsluitend delen met derden indien daar een medische noodzaak voor is.

Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en/of weekenden/kampen wordt gebruikgemaakt van een aanmeldingsformulier/strookje. Het formulier/strookje wordt door de teamleider bewaard. Er worden op dit formulier/strookje geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd. Na afloop van de activiteit worden de formulieren/strookjes door de teamleider vernietigd.
Bij vergaderingen staat in de verslaglegging wie aan/afwezig was bij de vergadering. De verslagen worden via mail rond gestuurd naar de betreffende deelnemers.

Financiële gegevens
Scoutinggroep Sint Patrick werkt niet met automatische incasso’s, dus bij onze groep is een doorlopende SEPA-machtiging niet van toepassing. Alleen de secretaris/penningmeester van onze scoutinggroep en de tweede secretaris/penningmeester hebben inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers. In geval van nood kan de begeleiding de ouders/verzorgers van de jeugdleden zo bereiken.
De contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Deze lijsten zijn ook bij ontruimingen van belang zodat de (bege)leiding hiermee kan controleren of er nog leden zijn achtergebleven na een ontruiming.

(Online) media
Scoutinggroep sint Patrick maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij het inschrijfformulier. Er is mogelijkheid voor het afmelden.
Scoutinggroep Sint Patrick post met regelmaat foto’s en verhalen op onder ander Facebook, plaatst artikelen in kranten en in het landelijke Scoutingmagazine.
Namen zullen uitsluitend bij bijzondere gelegenheden, indien functioneel, worden genoemd, bijvoorbeeld bij het uitreiken van een waarderingsteken.
Op www.sint-patrick.org worden geen cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analyticus). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal
Scoutinggroep Sint Patrick maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scoutinggroep Sint Patrick en als herinnering. Bij het inschrijfformulier wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Overige lijsten
Scoutinggroep Sint Patrick heeft net als alle andere verenigingen ook een aantal losse lijsten met daar op onder andere namen van stafleden, kinderen en andere vrijwilligers denk hier bij aan:
– Nieuwjaarsreceptie, deze lijst wordt jaarlijks herzien tijdens het versturen van de uitnodigingen voor deze receptie. Dit geldt tevens ook voor de Kerstviering.
– Oud leden lijst, oud leden worden soms gevraagd te helpen bij activiteiten en bij leden werving. Ook ontvangen zij een uitnodiging bij speciale gelegenheden.
– Insigne boek/lijst, als de kinderen bepaalde eisen halen kunnen ze insignes verdienen en om bij te houden wie aan welke eisen voldoet gebruiken de speltakken daarvoor een lijst of een insigneboekje.

Communicatie
Het privacy beleid van Scoutinggroep Sint Patrick is terug te vinden via de website www.sint-patrick.org en is op te vragen bij het secretariaat via vereniging.sintpatrick@gmail.com.
De speltakken van Scoutinggroep Sint Patrick kunnen gebruik maken van een groepsapp om belangrijke informatie te delen over de opkomsten/activiteiten. Op het inschrijfformulier wordt aangegeven of men deel wil uitmaken van de desbetreffende groepsapp en wordt men erop gewezen dat hun telefoonnummer zichtbaar is voor alle leden van de desbetreffende groepsapp tenzij dit wordt afgeschermd via de instellingen van hun eigen mobiele telefoon. De groep achteraf verlaten of toch toetreden kan altijd.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep Sint Patrick binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (vereniging.sintpatrick@gmail.com). Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Privacy beleid Scoutinggroep Sint Patrick te Rotterdam versie 28-09-2018